Hoe Inclock 40 uur per maand bespaart bij een Nederlandse retailer
Bij een middelgrote retailer met 23 medewerkers gingen er per maand ruim 40 uur op aan urenregistratie, verlofverwerking en het corrigeren van fouten. Sinds de implementatie van Inclock — het ingebouwde tijdregistratie-systeem van Castly — is dat teruggebracht tot 2 uur per maand. In dit praktijkverhaal: hoe het werkt, wat er gebeurde, en wat je er zelf van kunt leren.
De uitgangssituatie
De retailer (we noemen hem hier "Els Boek" — een fictieve naam voor een echte Nederlandse klant) werkt met:
- 23 medewerkers op de winkelvloer
- Wisselende roosters (parttimers, oproepkrachten, vakantiehulpen)
- Een filiaalmanager die alles handmatig bijhield in Excel
- Salarisadministratie die maandelijks de uren handmatig invoerde in het loonpakket
Probleem: elke werkstap leverde fouten op. Medewerkers vergaten in te klokken, briefjes met aanpassingen raakten zoek, en bij vakantie-perioden ontstonden er regelmatig discussies over wie wanneer had gewerkt.
Wat is Inclock?
Inclock is een digitaal tijdregistratie-systeem dat werkt via:
- Een kiosk-scherm (vaak een tablet) waar medewerkers met een QR-code in- en uitklokken
- Een dashboard voor de manager waar alle uren binnenkomen
- Automatische rapportages per medewerker, per week of per maand
- Export naar loonadministratie (CSV, of direct via API)
De medewerker hoeft alleen z'n persoonlijke QR-code te scannen — Inclock weet automatisch dat hij of zij gestart of gestopt is. Geen wachtwoorden, geen apps om te installeren.
De implementatie: één middag
De installatie bij Els Boek duurde precies één middag:
- Tablet aan de muur bij personeelsingang (€180)
- Castly account uitgebreid met Inclock add-on (€10/maand)
- 23 medewerkers ingevoerd in het systeem (15 min werk)
- Per medewerker een unieke QR-code geprint (op pasje achter naambadge)
- Korte uitleg aan het team (10 min)
Dat was het. Vanaf de volgende dag werd er ingeklokt.
Wat er veranderde — concreet
Voor Inclock
- Manager besteedde wekelijks 8 uur aan uren-administratie
- Tussen 5 en 12 correcties per maand wegens "vergeten klokken"
- Verlofaanvragen op papier, vaak zoek
- Salaris liep regelmatig 2-5 dagen achter wegens hand-input
Na Inclock
- Manager besteedt 30 minuten per week aan controle
- 0-2 correcties per maand
- Verlofaanvragen digitaal, met direct overzicht voor manager
- Salaris precies op tijd, geen handwerk meer
Het kostenplaatje
| Post | Eenmalig | Per maand |
|---|---|---|
| Tablet (Samsung Tab A) | €180 | — |
| Muurbevestiging | €25 | — |
| QR-pasjes (23x) | €40 | — |
| Inclock add-on (Castly) | — | €10 |
| Setup-tijd | €120 (één middag) | — |
| Totaal jaar 1 | €365 | €120 |
Besparing:
- Manager-tijd: 38 uur per maand minder × €35/uur = €1.330 per maand
- Foutreductie: schatting €200-400 per maand aan corrigerend werk
- Salaris-administratie: 4 uur per maand minder × €45/uur = €180 per maand
Totaal: circa €1.700 per maand besparing. ROI in de eerste twee weken.
Wat de medewerkers ervan vonden
Een veelgehoorde zorg bij digitale tijdregistratie: medewerkers ervaren het als controle. Bij Els Boek bleek het tegendeel. Een paar quotes uit de evaluatie na 3 maanden:
"Veel makkelijker. Vroeger moest ik altijd onthouden of ik wel m'n briefje had gegeven."
"Ik kan nu zelf zien hoeveel uren ik gewerkt heb. Eerlijker."
"Dat de verlof-aanvraag direct gekoppeld is met de planning, scheelt heen-en-weer gemail."
Wat de filiaalmanager ervan vond
"Eerlijk gezegd was ik in het begin sceptisch — weer een systeem erbij. Maar binnen twee weken vroeg ik me af waarom we dit niet eerder hebben gedaan. Ik krijg op vrijdag de weekstaten in 5 minuten, met één klik in het systeem. Vroeger zat ik daar 2 uur mee bezig."
Wat als het internet uitvalt?
Een veelgestelde vraag bij elk digitaal systeem. Inclock werkt lokaal door bij internet-storingen: medewerkers kunnen blijven inklokken op het kiosk-scherm, en zodra de verbinding terug is wordt alles automatisch gesynchroniseerd met de cloud. Geen verloren uren.
Dit is dezelfde technologie als die we gebruiken voor Castly Edge offline narrowcasting.
Voor wie is Inclock geschikt?
Ideaal voor:
- Retail- en horecazaken met 5-50 medewerkers
- Bedrijven met wisselende roosters
- Organisaties die nog handmatig met Excel-staten werken
- Werkgevers die compliance willen verbeteren (Wet flexibel werken eist nauwkeurige urenadministratie)
Minder geschikt voor:
- Zeer kleine bedrijven (<5 medewerkers) — vaak overkill
- Organisaties met al een geavanceerd HR-systeem (Visma, Nmbrs, Salure) — kies eerder een integratie
- Volledig homeworking — geen fysiek kiosk-punt nodig
Aanbevelingen als je het ook wilt doen
- Start met één locatie of afdeling. Niet meteen het hele bedrijf. Leer eerst hoe het werkt in de praktijk.
- Communiceer vóór de start. Vertel medewerkers waarom je het doet (efficiency, eerlijker betaald krijgen), niet hoe (controle).
- Plak de QR-codes op iets duurzaams. Niet los papiertje dat in de wasmachine kan.
- Check eens per week. Niet alleen om fouten te vinden, maar om patronen te zien (wie werkt structureel over? wie te weinig?).
- Koppel met je salaris-pakket vanaf maand 2. Eerste maand handmatig overzetten zodat je het systeem leert kennen.
Conclusie
Tijdregistratie is een van die saaie maar belangrijke dingen die in elke organisatie veel meer tijd opslokken dan nodig. Een eenvoudig systeem als Inclock — gekoppeld aan een tablet aan de muur — bespaart bij Els Boek tegen de €20.000 per jaar. Bij grotere organisaties kan dat oplopen tot een veelvoud daarvan.
De grootste verrassing in dit project? Niet de tijdwinst (die was verwacht), maar de lagere stress bij de manager. Geen briefjes meer kwijtraken, geen onenigheid over uren. Dat alleen al was de investering waard.